พนักงานเอารถส่วนตัวมาใช้ในบริษัท สามารถเอาค่าน้ำมันมาลงเป็นรายจ่ายบริษัทได้หรือไม่ ?
กรณีที่พนักงานเอารถส่วนตัวมาใช้ในบริษัท สามารถเอาค่าน้ำมันมาลงเป็นรายจ่ายบริษัทได้ แต่ต้องมีระเบียบอนุญาต บันทึกการเดินทาง ใบเสร็จค่าน้ำมัน
กรณีที่พนักงานเอารถส่วนตัวมาใช้ในบริษัท ต้องแยกเป็น 3 กรณีก่อนคือ
- เบิกตามบิล เช่น เติมน้ำมัน 500 บาท เบิก 500 บาท กรณีนี้สามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายของบริษัทได้เต็มจำนวน และไม่ถือเป็นเงินได้พนักงาน
- เบิกตามจริงหรือตามระยะทาง กรณีนี้หลายกิจการมักจะนำมาใช้ โดยจะมีระเบียบของบริษัทโดยมีเงื่อนไขการเบิกค่าน้ำมัน เวลาที่พนักงานต้องทำการเบิกค่าน้ำมัน จะต้องทำรายงานการเดินทางว่าเดินทางจากที่ใดไปที่ใด และให้เบิกตามจำนวนกิโลเมตรที่ได้เดินทาง เช่น กิโลเมตรละ 3-5 บาท กรณีนี้ก็ไม่ถือว่าเป็นเงินได้พนักงาน และสามารถเอามาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้
- เหมาจ่าย คือการกำหนดจ่ายเป็นยอดคงที่ให้ในแต่ละเดือน เช่น เดือนละ 3,000-5,000 บาท แบบนี้เนื่องจากพิสูจน์ค่อนข้างยาก ว่าค่าน้ำมันที่ได้นั้น ได้เอาไปใช้ในกิจการหรือไม่ จึงถือว่าเป็นรายได้ของพนักงาน ซึ่งเมื่อกิจการได้จ่ายเงินให้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายรวมเป็นเงินเดือนของพนักงานตามมาตรา 40(1) ค่าใช้จ่ายตรงนี้จึงสามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้
อย่างไรก็ตามในทุกๆกรณีกิจการต้องมี
- ระเบียบอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ได้
- มีหนังสืออนุญาตพร้อมทั้งการบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานจากที่ใดถึงที่ใดระยะทางเท่าใด
- ชื่อเจ้าของรถยนต์
- หมายเลขทะเบียนรถยนต์
- ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันรถยนต์ที่มีการระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ให้ชัดเจน
