บริษัทจ่ายเงินจริงและบันทึกบัญชีแล้ว ยังควรพิสูจน์ได้ว่ารายการนั้นเกิดขึ้นเพื่อกิจการ เอกสารที่เก็บไว้จะช่วยให้ตรวจสอบและตอบคำถามได้ง่ายขึ้น
1. ค่าน้ำมันและค่าเดินทาง
เก็บใบเสร็จหรือหลักฐานจ่ายพร้อมข้อมูลผู้เดินทาง วันเวลา จุดหมาย งานที่ไปทำ และการอนุมัติหรือรายงานการเดินทาง โดยเฉพาะเมื่อใช้รถส่วนตัว
2. ค่ารับรอง
ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ผู้เข้าร่วมและความสัมพันธ์กับกิจการ เก็บใบเสร็จและหลักฐานชำระเงิน แล้วตรวจเพดานและเงื่อนไขของค่ารับรองทางภาษี
3. ค่าโฆษณา
เก็บใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญาหรือคำสั่งซื้อ หลักฐานโอนเงิน และหลักฐานการเผยแพร่โฆษณาหรือผลของงานให้เชื่อมกัน
4. ค่าเช่า
เก็บสัญญาเช่า ใบรับเงิน หลักฐานการชำระและการใช้สถานที่เพื่อกิจการ ตรวจหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามผู้ให้เช่าและลักษณะรายการด้วย
ไม่มีเอกสารชนิดใดชิ้นเดียวรับรองสิทธิได้ทุกกรณี ให้เก็บหลักฐานเป็นชุดที่บอกผู้รับเงิน จำนวนเงิน เหตุผล และความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ