กรณีที่พนักงานเอารถส่วนตัวมาใช้ในบริษัท สามารถเอาค่าน้ำมันมาลงเป็นรายจ่ายบริษัทได้ แต่ต้องมีระเบียบอนุญาต บันทึกการเดินทาง ใบเสร็จค่าน้ำมัน     กรณีที่พนักงานเอารถส่วนตัวมาใช้ในบริษัท ต้องแยกเป็น 3 กรณีก่อนคือ เบิกตามบิล เช่น เติมน้ำมัน 500 บาท เบิก 500 บาท กรณีนี้สามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายของบริษัทได้เต็มจำนวน และไม่ถือเป็นเงินได้พนักงาน เบิกตามจริงหรือตามระยะทาง กรณีนี้หลายกิจการมักจะนำมาใช้ โดยจะมีระเบียบของบริษัทโดยมีเงื่อนไขการเบิกค่าน้ำมัน เวลาที่พนักงานต้องทำการเบิกค่าน้ำมัน จะต้องทำรายงานการเดินทางว่าเดินทางจากที่ใดไปที่ใด และให้เบิกตามจำนวนกิโลเมตรที่ได้เดินทาง เช่น กิโลเมตรละ 3-5 บาท กรณีนี้ก็ไม่ถือว่าเป็นเงินได้พนักงาน และสามารถเอามาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้ เหมาจ่าย คือการกำหนดจ่ายเป็นยอดคงที่ให้ในแต่ละเดือน เช่น เดือนละ 3,000-5,000 บาท แบบนี้เนื่องจากพิสูจน์ค่อนข้างยาก ว่าค่าน้ำมันที่ได้นั้น ได้เอาไปใช้ในกิจการหรือไม่ จึงถือว่าเป็นรายได้ของพนักงาน ซึ่งเมื่อกิจการได้จ่ายเงินให้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายรวมเป็นเงินเดือนของพนักงานตามมาตรา 40(1) ค่าใช้จ่ายตรงนี้จึงสามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้ อย่างไรก็ตามในทุกๆกรณีกิจการต้องมี ระเบียบอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ได้ มีหนังสืออนุญาตพร้อมทั้งการบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานจากที่ใดถึงที่ใดระยะทางเท่าใด ชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันรถยนต์ที่มีการระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ให้ชัดเจน  

กรณีที่กิจการต้องการใช้ตราประทับ ตราประทับที่ใช้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนด โดยจะระบุชื่อกิจการหรือไม่ก็ได้ แต่หากระบุชื่อกิจการแล้ว ต้องระบุชื่อเต็ม ห้ามใช้ตัวย่อ     ตราประทับ คือ เครื่องหมายกำกับของผู้มีอำนาจลงนามทำธุรกรรม เพื่อใช้ประทับตราพร้อมลายเซ็นของผู้มีอำนาจ กรณีที่หนังสือจดทะเบียนระบุเอาไว้ กิจการสามารถมีตราประทับหรือไม่ก็ได้ โดยในขั้นตอนการจดทะเบียน กิจการต้องระบุในเงื่อนไขการลงลายมือชื่อของผู้มีอำนาจ ว่าให้ลงลายมือชื่ออย่างเดียว หรือลงลายมือชื่อพร้อมตราประทับ กรณีตอนจดทะเบียนบริษัท ไม่ได้แจ้งจดทะเบียนตราประทับ แต่ในภายหลังต้องการเปลี่ยนไปใช้ สามารถไปจดทะเบียนแก้ไขเปลี่ยนแปลงกับกรมพัฒน์ได้ ตราประทับจะระบุชื่อกิจการหรือไม่ก็ได้ -> สามารถใช้ภาพโลโก้อย่างเดียวก็ได้ หากจะระบุชื่อ -> ต้องชัดเจนและตรงกับชื่อที่ขอจดทะเบียนที่เป็นภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ หรือทั้งสองภาษา ต้องมีคำแสดงประเภทของนิติบุคคลด้วย  

ค่าเสื่อมราคา คือ ค่าใช้จ่ายที่ทยอยตัดจากมูลค่าของสินทรัพย์ที่กิจการใช้ประโยชน์และใช้งานได้เกินกว่า 1 ปีขึ้นไป และมักจะมีมูลค่าสูง ซึ่งสามารถทยอยบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีของบริษัทได้โดยไม่เกินอัตราที่กรมสรรพากรกำหนด และไม่สามารถบันทึกเป็นรายจ่ายได้เต็มจำนวน ณ ปีที่ซื้อ   ค่าเสื่อมราคาคืออะไร ค่าเสื่อมราคา คือ ค่าใช้จ่ายที่ทยอยตัดจากมูลค่าของสินทรัพย์ที่กิจการใช้ประโยชน์และใช้งานได้เกินกว่า 1 ปีขึ้นไป และมักจะมีมูลค่าสูง กิจการต้องประมาณการอายุการให้ประโยชน์ของสินทรัพย์แต่ละรายการเพื่อทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละงวด   ค่าเสื่อมราคาคำนวณอย่างไร ค่าเสื่อมราคา  = (ราคาทุน-มูลค่าซาก)/อายุการใช้งาน ราคาทุน คือ ราคาที่ซื้อสินทรัพย์มา บวกด้วยค่าใช้จ่ายอื่นๆที่จำเป็นต้องจ่ายไปเพื่อให้สินทรัพย์นั้นพร้อมใช้งาน เช่น ค่าขนส่ง ค่าบริการติดตั้ง เป็นต้น มูลค่าซาก คือ มูลค่าสินทรัพย์คงเหลือเมื่อหมดอายุการใช้งานหรือเลิกใช้งาน โดยต้องประเมินมูลค่าดังกล่าวให้สมเหตุสมผลที่สุด เพื่อให้ค่าเสื่อมราคาที่บันทึก สะท้อนค่าใช้จ่ายที่ควรจะเป็นของกิจการ   ค่าเสื่อมราคา มี วิธีการคิด 4 วิธี ได้แก่ 1.วิธีเส้นตรง – คำนวณจากการนำราคาทุนของสินทรัพย์หักด้วยมูลค่าซาก หารด้วยอายุการใช้งาน ซึ่งจะทำให้ค่าเสื่อมราคาเท่ากันทุกปี 2.วิธียอดลดลงทวีคูณ – คำนวณโดยใช้สองเท่าของอัตราค่าเสื่อมราคาวิธีเส้นตรงคูณด้วยราคาตามบัญชีของสินทรัพย์ ณ วันต้นงวด 3.วิธีผลรวมจำนวนปี – ผลรวมจำนวนปีคำนวณจากเศษส่วนของอายุการใช้งานคงเหลือของสินทรัพย์ คูณด้วยราคาทุนหักมูลค่าซาก 4.วิธีจำนวนผลผลิต – คำนวณจากการคำนวณหาค่าเสื่อมราคาต่อหน่วยคูณด้วยปริมาณผลผลิตในแต่ละงวดบัญชี